Het is weer zover: een groot deel van de wereld zit (weer) thuis, en dus schakelen veel bedrijven en scholen weer over op Microsoft Teams. In dit artikel geven we een aantal praktische tips voor beginners en gevorderde gebruikers.
Lees verder na de advertentie.
Hoe werkt Microsoft Teams? Een gids voor beginners
Net als Word, PowerPoint en Excel is Microsoft Teams een enorm uitgebreid programma. Je kunt bots programmeren die taken automatisch uitvoeren en tal van diensten aan de app koppelen. In Teams kun je met maximaal 300 mensen vergaderen, wat het een geschikte app maakt voor de meeste bedrijven en scholen.
In deze beginnersgids richten we ons echter op de basisprincipes. Daarmee is het ook voor mensen die het niet gewend zijn om met dergelijke online tools te werken gemakkelijk om een digitale vergadering bij te wonen. De app is zowel op iOS als macOS beschikbaar, naast Windows en Android. Zolang je inlogt met dezelfde account kun je hierdoor op al je apparaten toegang krijgen tot het team.
Microsoft Teams beginnersgids
Microsoft Teams FAQ: de meest gestelde vragen
Als je voor het eerst met Microsoft Teams aan de slag gaat, komt er nogal wat informatie op je af. Wij geven hieronder antwoord op de meestgestelde vragen.
Microsoft Teams is een online vergaderprogramma van Microsoft. Met deze software kun je met kleine en grote groepen online communiceren. Zo kun je videobellen, tekstberichten sturen, bestanden delen en een agenda samen delen.
Microsoft Teams is gratis te downloaden en te gebruiken. Je krijgt daarmee toegang tot de belangrijkste basisfuncties, wat voor de meeste mensen ruim voldoende zal zijn. Wil je meer opties om bijvoorbeeld meer met beveiliging en beheer te doen? Dan kun je een Microsoft 365 abonnement nemen. De kosten hiervan zijn verschillend. Bekijk de website van Microsoft (link) voor meer informatie.
Microsoft Teams is gratis te downloaden in de App Store van Apple. Op zowel je iPhone als iPad is de app te installeren. Via deze link kun je de apps downloaden en installeren. Je hebt iOS 12 of nieuwer nodig.
Ook voor de MacBook, iMac, Mac mini en Mac Pro is er een speciale app voor Microsoft Teams. Deze is gratis te downloaden via de website van Microsoft (link).
1. Zo is Microsoft Teams opgebouwd
Als je Microsoft Teams opstart, zul je zien dat de app een bijzondere indeling heeft. De balk aan de linkerkant is daarbij het belangrijkst. Deze maakt het makkelijk om snel van het ene naar het andere onderdeel van de app te springen. We leggen hieronder per onderdeel kort uit wat je ermee kunt.
- Activiteit: Hier vind je een overzicht van aanpassingen die zijn gedaan en alles wat je eventueel gemist hebt.
- Chat: Hier kun je individuele en groepsgesprekken voeren. Dat kan zowel met tekstberichten als audio- en videobellen.
- Teams: Dit bevat alle teams waar je deel van uitmaakt, met daaronder alle kanalen waar je in zit.
- Opdrachten: Docenten kunnen opdrachten toevoegen aan dit overzicht, zodat het duidelijk is wat er van je verwacht wordt.
- Agenda: Zoals de naam al zegt is dit de plek waarin je afspraken kunt maken, vergaderingen in kunt plannen en kunt kijken waar andere mensen vergaderingen hebben ingepland.
- Oproepen: Een overzicht van je oproepen, inclusief een adresboek, geschiedenis en voicemailfunctie.
- Bestanden: Hier heb je toegang tot al je bestanden die gedeeld zijn via OneDrive of Microsoft Teams.
2. Zo pas je jouw profiel en de app aan
Zodra je wordt toegevoegd aan een Microsoft Team en inlogt, is je account nog helemaal leeg. Voorkom dat je hele bedrijf of klas uit avatars met twee letters bestaat en pas via onderstaande stappen je profiel even aan.
- Open Microsoft Teams en klik op het cirkeltje in de rechter bovenhoek van het venster;
- Tik op ‘Afbeelding wijzigen’ en upload een foto van jezelf;
- Stel eventueel een statusbericht in;
- Tik op het tandwiel om de instellingen te openen;
- Hier kun je een thema, indeling en andere voorkeursinstellingen aanpassen.
In deze instellingen kun je ook je status aanpassen, zodat mensen weten als je niet beschikbaar bent of even pauze hebt. Daarmee voorkom je misverstanden.
3. Koppel een microfoon of webcam aan de app
Microsoft Teams zal toestemming vragen om de ingebouwde webcam en microfoon van je laptop te gebruiken zodra je de app opstart. Heb je een desktopcomputer of een koptelefoon of losse webcam die je liever gebruikt? Dan kun je deze handmatig in de instellingen selecteren. Dat doe je als volgt.
- Open Microsoft Teams en klik op het icoontje in de rechter bovenhoek;
- Klik op Instellingen;
- Klik op Apparaten;
- In dit venster kun je handmatig een microfoon, camera, luidspreker en andere audioapparaten selecteren.
Heb je bovenstaande stappen doorlopen, dan raden we aan om in hetzelfde venster op ‘Testgesprek starten’ te klikken. Hiermee start je een gesprek met jezelf waarmee de app kan controleren of alles naar behoren werkt. Zo weet je zeker dat straks alles werkt.
4. Zet je video en microfoon op stil
Tijdens een vergadering of college is het natuurlijk handig dat anderen je kunnen zien en horen, maar dat hoeft niet altijd zo te zijn. Zit je in een kamer waar huisgenoten of familieleden zitten, dan is het handig om je microfoon of videocamera even uit te zetten. Je kunt anderen dan nog steeds gewoon zien of horen.
Dit doe je door tijdens het gesprek op het microfoon- en camera-icoontje te klikken. Zodra er een streep door het icoon komt te staan is de video of microfoon gedempt. Klik er opnieuw op om het dempen op te heffen.
5. Meldingen aanpassen in Microsoft Teams
Microsoft Teams zet automatisch alle meldingen aan, wat zeker in drukbezochte teams voor een overdaad aan notificaties kan zorgen. Wees al die afleiding te slim af door kritisch te kijken naar deze instellingen.
- Open Microsoft Teams en klik op de knop in de rechter bovenhoek;
- Klik op Meldingen;
- Achter iedere melding geef je aan wat je wil ontvangen;
- Bij ‘Meldingsstijl’ pas je daarnaast aan dat je meldingen via het Berichtencentrum van macOS wilt ontvangen. Kies hiervoor ‘Meldingsstijl>Mac’.
Afhankelijk van de soort melding zijn er verschillende opties mogelijk. Zo kun je bepaalde vermeldingen helemaal uitschakelen, maar is dat niet overal mogelijk. Wil je minder afleiding en geen overstromende mailbox, dan raden we aan om e-mails voor nagenoeg alle meldingen uit te schakelen. Ook kun je ervoor kiezen om een melding alleen in de feed weer te geven. Je krijgt dan geen pop-up in beeld.
6. Zo deel en bewaar je bestanden
Microsoft Teams heeft een handig ingebouwd onderdeel voor bestanden. Hier kun je documenten uploaden zodat andere teamleden ze kunnen zien en waar je kunt samenwerken aan hetzelfde document. Je klikt hiervoor op ‘Bestanden’ in de linker balk van de app.
In dit venster kun je recente bestanden zien, actieve bestanden bekijken waar teamleden aan werken in het tabblad ‘Microsoft Teams’ en je downloads beheren. Heb je ook een OneDrive-account? Dan heb je hier ook toegang tot alle bestanden die je daar bewaard hebt.
7. Gebruik kanalen om het overzichtelijk te houden
Of je nu met veel of weinig mensen in je team zit: het is altijd handig om met meerdere kanalen te werken. Ieder team begint met een ‘algemeen’ kanaal, wat zoals de naam al zegt vooral bedoeld is voor mededelingen die alle teamleden aangaan.
Voor alle andere gesprekken is het veel overzichtelijker om afzonderlijke kanalen aan te maken. Daar kun je vervolgens handmatig mensen voor uitnodigen, zodat enkel de mensen de berichten ontvangen die relevant zijn. Maak bijvoorbeeld een kanaal aan voor je projectgroep of team in het bedrijf. Je hebt wel rechten nodig om kanalen aan te kunnen maken.
8. Vervaag of verander je achtergrond tijdens videobellen
Deze functie werkt alleen voor geplande gesprekken, maar kan handig zijn om een rommelige huiskamer of andere mensen onherkenbaar te maken.
- Neem deel aan een gesprek;
- Onderin beeld verschijnen drie icoontjes met daarachter drie knoppen. Zet de tweede (middelste) knop aan;
- Voeg jezelf nu toe aan het gesprek, je achtergrond is vaag gemaakt.
Wil je tijdens het gesprek toch weer zichtbaar maken wat er zich achter je afspeelt, dan kun je dit doen door op de drie puntjes onderin beeld te klikken. Daar kun je dezelfde knop terugvinden om het vervagen in- en uit te schakelen. In dit overzicht kun je naast het vervagen van achtergronden ook andere afbeeldingen selecteren. Daarmee verander je een huiskamer in een tropisch strand of een hip appartement.
9. Laat je berichten opvallen in de chat
Microsoft heeft een aantal handige extra’s toegevoegd om berichten beter op te laten vallen. Deze bevinden zich allemaal onder het tekstvak waar je jouw boodschap in wegzet. Druk op de drie puntjes om ze allemaal te bekijken en uitgebreidere opties te openen.
Hier kun je bijvoorbeeld een bericht in meerdere kanalen tegelijk zetten en instellen wie er op kan antwoorden. Druk wederom op de drie puntjes in de balk boven het tekstvak om een bericht als belangrijk te markeren. Daardoor weet iedereen in je team dat je iets te zeggen hebt dat ze echt gelezen moeten hebben. Al verliest deze knop uiteraard wel zijn kracht als deze te vaak gebruikt wordt.
10. Schakelen tussen verschillende Teams
Werk je en volg je een studie, of heb je meerdere werkgevers met hun eigen Teams, dan zul je regelmatig moeten schakelen. Daar is helaas nog geen slimme functie voor bedacht, dus zul je het handmatig moeten doen. Er zit in dat geval niets anders op dan het volgende:
- Klik op je avatar in de rechter bovenhoek van het scherm;
- Klik op afmelden;
- Log in met je andere account.
Wil je weer terug naar je originele account, dan doorloop je bovenstaande stappen opnieuw. Laten we hopen dat Microsoft in de toekomst de optie toevoegt om sneller tussen accounts te wisselen.
11. Microsoft Teams verwijderen
Ben je klaar met je studie, stapt je bedrijf over naar een andere videodienst of heb je een andere reden? Dan kun je Microsoft Teams gemakkelijk verwijderen van je apparaten. Op je iPhone en iPad is het een kwestie van het app-icoon langdurig ingedrukt houden tot er een kleine kruisje in de rechter bovenhoek verschijnt.
Microsoft Teams op je Mac verwijder je als volgt:
- Sluit Microsoft Teams volledig af. Dit doe je door in het Dock naar Microsoft Teams te gaan en met je rechter muisknop in te drukken. Kies voor ‘Stop’ om de app af te sluiten;
- Klik nu op ‘Finder’ in het Dock van je Mac;
- Klik in de linkerkolom van het Findervenster op ‘Apps’ en zoek Microsoft Teams;
- Klik met je rechter muisknop op Microsoft Teams in deze lijst en kies voor ‘Verplaats naar prullenmand’.
Microsoft Teams op Windows verwijderen werkt zo:
- Sluit Microsoft Teams volledig af;
- Klik op de Windows Startknop (met het Windows-logo), ga naar Instellingen en kies ‘Apps’;
- Zoek onder het kopje ‘Apps en onderdelen’ naar Microsoft Teams’;
- Selecteer de app en klik op ‘Verwijderen’;
- Bevestig je keuze om Microsoft Teams te wissen en volg de stappen op het scherm.
Heb je andere vragen over Microsoft Teams of is er iets niet duidelijk? Laat het even aan ons weten in een reactie onder dit artikel, dan vullen wij de gids waar nodig aan met nieuwe informatie.
