Heerlijk: even op vakantie en niet continu je mail hoeven checken. Maak vooraf wel even een ‘Out of office’ aan, want dan weten anderen dat je niet aanwezig bent. In deze tip laten we zien hoe je dit doet.
Lees verder na de advertentie.
Even afwezig? Zo stel je een out of office-melding in
Er zijn verschillende manieren om een out of office in te stellen, afhankelijk van welk mailprogramma je gebruikt. In dit artikel lopen we ze daarom stuk voor stuk na. Tik op de onderstaande links om direct naar de aanwijzingen voor jouw methode te gaan.
Index: Out of office instellen voor:
1. Voor iCloud Mail-gebruikers
Gebruik je iCloud Mail? Dan is het instellen van een out of office-bericht een eitje:
- Ga naar iCloud.com en log in met je Apple ID;
- Tik op ‘Mail’ en vervolgens tandwielicoon linksonder;
- Kies ‘Voorkeuren’ en ga naar het ‘Vakantie’-tabblad;
- Vul de begin- en einddatum van je afwezigheid in, en typ de tekst die mensen te zien krijgen als ze jou mailen;
- Zet tot een vinkje bij ‘Reageer automatish op berichten wanneer zij binnenkomen’ en kies ‘Gereed’.
Geef je geen einddatum op, dan kun je het afwezigheidsbericht stoppen door het vinkje in stap vijf weg te halen. Je kunt bovenstaande stappen op ieder apparaat volgen. Het maakt dus niet of je inlogt op een iPhone, Mac, Windows of Android.
2. Via de Mail-app op de Mac
Gebruik je een Gmail-, Hotmail- of ander mailaccount in de Mail-app van Apple? Dan is het instellen van een out of office omslachtiger. Dit komt omdat hiervoor geen standaardfunctie is.
In plaats daarvan moet je een handmatige regel aanmaken. Bijkomend nadeel van deze methode is dat je Mac aan moet blijven staan. Dat kom dat de handmatige regel lokaal werkt, en dus niet op de achtergrond via de iCloud. Dit moet je doen:
- Pak je Mac erbij en open de Mail-app;
- Tik in de menubalk op ‘Mail’ en kies ‘Voorkeuren’;
- Ga naar het ‘Regels’-tabblad en druk op de knop om een nieuwe regel toe te voegen;
- Geef deze regel een goed herkenbare naam, zoals ‘Out of office’;
- Doe niets met de eerste variabele (‘Als er voldaan is…’);
- Tik bij de tweede variabele op ‘Account’ en kies het e-mailaccount waarvoor je een out of office wil;
- Kies daaronder voor ‘Beantwoord bericht’ en tik bij ‘Antwoordtekst’ een persoonlijk bericht;
- Druk vervolgens twee keer op ‘Ok’;
- Let op! Nu vraagt de Mail-app of je de zojuist aangemaakte regel wil toepassen op alle berichten in je mailbox. Kies hier voor ‘Pas niet toe’. Wanneer je namelijk op ‘Pas toe’ klikt, krijgen alle berichten in je mailbox de door jou aangemaakte out of office-melding. Dit wil je natuurlijk niet hebben!
Vervolgens is het een kwestie van je Mac aan laten staan. Wanneer iemand jou mailt, ontvangt diegene automatisch een afwezigheidsbericht. Zodra je weer terug bent van vakantie haal je simpelweg het vinkje bij het Regels-venster in de Mail-app weg om ‘m te deactiveren.
3. Out of office instellen in Gmail
Voor Gmail-gebruikers is het instellen van een out of office een stuk overzichtelijker:
- Open de Gmail-app op je iPhone of iPad;
- Tik op de drie liggende streepjes linksboven in beeld, scrol naar beneden en kies ‘Instellingen’;
- Kies je mailaccount bovenaan en tik op ‘Automatisch antwoord’;
- Verschuif de schakelaar bovenaan en vul de begin- en einddatum van je afwezigheid in;
- Typ je afwezigheidsbericht en eventueel kun je nog aangeven of alleen je contacten deze mail mogen ontvangen (vanuit privacy-overwegingen);
- Alles klaar? Tik dan rechtsboven op ‘Opslaan’.
4. Out of office instellen in Outlook
Gebruik je Outlook op je iPhone? Dan kun je het out of office-bericht het best instellen via de app:
- Open Outlook op je iPhone of iPad;
- Tik op je profielicoon linksboven en druk op het tandwielicoon linksonder;
- Selecteer het mailaccount waarvoor je het afwezigheidsbericht maakt;
- Druk op ‘Automatische antwoorden’ en verschuif de schakelaar;
- Typ nu je out of office-bericht en tik, zodra je klaar bent, rechtsboven op het vinkje.
Iedereen die jou nu mailt, ontvangt je afwezigheidsbericht. Vergeet de schakelaar uit stap vier niet de andere kant op te bewegen zodra je weer aan de slag gaat. Via de webversie van iCloud kun je overigens ook een begin- en einddatum opgeven. Op die manier hoef je de out of office-melding niet handmatig uit te zetten.
Wat is de beste mail-app voor iPhone?
De App Store wemelt van de iPhone mail-apps, maar je gebruikt er waarschijnlijk maar eentje. Wij hebben daarom onlangs de populairste programma’s voor je getest en een winnaar aangewezen. Welke dat is, lees je in onderstaand artikel.
Getest: De beste mail-app voor de iPhone (en 3 alternatieven)
